De functie administratief-secretarieel medewerker A is een ondersteunende rol binnen de kinderopvangorganisatie. Op deze pagina lees je de officiële functiebeschrijving uit het functieboek kinderopvang. Daarnaast vind je extra uitleg over de werkzaamheden en de rol binnen de organisatie.
Benieuwd naar actuele vacatures als administratief-secretarieel medewerker?
Bekijk het actuele aanbod aan vacatures voor administratief-secretarieel medewerker.
Functie administratief-secretarieel medewerker A #
ALGEMENE KENMERKEN #
In de praktijk zijn vele varianten ten aanzien van de samenstelling van het takenpakket op niveau A mogelijk. De administratief-secretarieel medewerker A is belast met het verrichten van type- en/of verificatie- en/of registratiewerkzaamheden ter ondersteuning van (een) afdeling(en).
DOEL VAN DE FUNCTIE #
Het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens van administratieve en/of secretariële aard, zodanig dat tijdig informatie aan belanghebbenden kan worden verstrekt.
ORGANISATORISCHE POSITIE #
De administratief-secretarieel medewerker A ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd. De administratief-secretarieel medewerker A geeft zelf geen leiding aan anderen.
RESULTAATGEBIEDEN #
(Financiële) gegevens verwerken #
- Verricht typewerkzaamheden: typen van Nederlandse teksten aan de hand van een onvolledig concept (verkortingen, weglatingen van bij te zoeken verwijzingen, namen e.d.) c.q. van handgeschreven stukken in vreemde talen.
- Verricht verificatiewerkzaamheden met betrekking tot declaraties, rekeningen en facturen, beperkt naar soort en/of complexiteit, inclusief controle op vereiste parafen en verklaringen.
- Legt op aanwijzing (wijzigingen in) gegevens (financieel en niet-financieel) in het geautomatiseerd systeem vast, aan de hand van brondocumenten en volgens vastgestelde procedures, alsmede controleert gegevens op de juiste verwerking.
Resultaat:
(Financiële) gegevens verwerkt, zodanig dat gegevens correct, actueel en tijdig zijn opgenomen in de daartoe bestemde systemen.
Informatie beschikbaar stellen #
- Vraagt op verzoek informatie op en verstrekt informatie aan belanghebbenden (interne organisatie, externe instanties).
- Neemt inkomende telefoongesprekken aan en verbindt deze, na beoordeling van de aard van het gesprek, door naar de desbetreffende personen en/of verstrekt standaardinlichtingen.
- Verricht archiefwerkzaamheden, waaronder het opbergen en opzoeken van stukken volgens eenvoudige ingangen of codes, alsmede verstrekt op aanvraag dossiers en stukken.
Resultaat:
Informatie beschikbaar gesteld, zodanig dat voor de belanghebbenden tijdig actuele, complete en correcte informatie beschikbaar en toegankelijk is.
Werkprocessen faciliteren #
- Verricht diverse werkzaamheden, die afwisselend of in vaste combinatie zelfstandigheid, inzicht en eigen oordeel vereisen, zoals onder meer kopieerwerkzaamheden, het verzorgen van de post binnen de daartoe geldende richtlijnen, het bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden, het samenstellen van documentatie- en circulatiemappen.
- Deelt op aanwijzing of in overleg agenda in, maakt afspraken, maakt vergaderstukken gereed, bewaakt de afhandelingsvoortgang van lopende zaken en verricht eenvoudige notuleerwerkzaamheden.
- Informeert, rappelleert en zorgt voor het tijdig (doen) verzamelen en verzenden van gegevens, inclusief het vragen om en verstrekken van inlichtingen over de administratieve gang en stand van zaken.
- Neemt gebruikelijk deel aan werkoverleg.
Resultaat:
Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat kopieerwerkzaamheden tijdig en correct worden uitgevoerd, post tijdig en correct wordt verwerkt, kantoorbenodigdheden beschikbaar zijn etc.
PROFIEL VAN DE FUNCTIE #
Kennis #
- Vmbo werk- en denkniveau, eventueel een voor de functie relevante opleiding (administratief/ secretarieel).
- Kennis van de administratieve procedures binnen het werkgebied.
- Kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking en bestandsbeheer.
Specifieke functiekenmerken #
- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid voor het vragen en geven van concrete informatie.
- Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het opstellen van standaardcorrespondentie.
- Accuratesse en nauwkeurigheid bij het registreren, muteren en archiveren van gegevens.
- Integriteit bij het verwerken van financiële of persoonsgegevens.
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
Werken als administratief-secretarieel medewerker #
Als administratief-secretarieel medewerker ondersteun je de organisatie met uiteenlopende administratieve en secretariële werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat gegevens correct worden verwerkt, informatie tijdig beschikbaar is en dagelijkse werkprocessen soepel verlopen.
De functie vraagt om nauwkeurigheid, overzicht en een dienstverlenende houding. Binnen de kinderopvang lever je vanuit deze ondersteunende rol een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde organisatie.
Vacatures administratief-secretarieel medewerker #
De functie administratief-secretarieel medewerker is een ondersteunende rol waarbij nauwkeurigheid, organisatie en dienstverlening samenkomen.
Ben je benieuwd welke mogelijkheden er op dit moment zijn?
Bekijk het actuele aanbod aan vacatures voor administratief-secretarieel medewerker
