De functie secretaresse B is een ondersteunende en organisatorische rol binnen de kinderopvangorganisatie. Op deze pagina lees je de officiële functiebeschrijving uit het functieboek kinderopvang. Daarnaast vind je extra uitleg over de werkzaamheden en de rol binnen de organisatie.
Benieuwd naar actuele vacatures als secretaresse?
Bekijk het actuele aanbod aan vacatures voor secretaresse.
Functie secretaresse B #
ALGEMENE KENMERKEN #
De zwaarte van de functie is afhankelijk van de complexiteit van de werkzaamheden en de mate van zelfstandigheid die benodigd is om de werkzaamheden te verrichten.
DOEL VAN DE FUNCTIE #
Het verrichten van secretariële activiteiten en het verstrekken van informatie aan belanghebbenden met betrekking tot secretariële en/of organisatorische activiteiten.
ORGANISATORISCHE POSITIE #
De secretaresse B ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd. De secretaresse B geeft, in voorkomende gevallen, functionele aanwijzingen aan één of enkele medewerker(s).
RESULTAATGEBIEDEN #
Correspondentie en stukken opstellen en verwerken #
- Verricht typewerkzaamheden aan de hand van een onvolledig concept.
- Concipieert en verwerkt correspondentie op basis van aanwijzingen.
- Verzorgt de afhandeling van documenten (kopiëren, registreren, distribueren, verzenden).
- Notuleert bijeenkomsten en maakt verslagen en samenvattingen.
Resultaat:
Correspondentie en stukken opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze correct en tijdig beschikbaar zijn.
Overlegmomenten realiseren #
- Organiseert interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
- Bereidt vergaderingen voor en distribueert stukken.
- Beheert agenda’s en bewaakt afspraken.
- Bewaakt de voortgang van besluiten en stelt planningen op.
Resultaat:
Overlegmomenten gerealiseerd, zodanig dat bijeenkomsten goed voorbereid en efficiënt verlopen.
Informatie verstrekken #
- Beantwoordt telefoongesprekken en verstrekt informatie.
- Verbindt gesprekken door waar nodig.
Resultaat:
Informatie verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed en efficiënt geholpen worden.
Werkprocessen faciliteren #
- Verwerkt inkomende post en prioriteert deze.
- Beheert archieven en vertrouwelijke documenten.
- Voert ondersteunende werkzaamheden uit zoals voorraadbeheer en documentatiebeheer.
Resultaat:
Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat werkzaamheden soepel verlopen en informatie beschikbaar is.
Neemt gebruikelijk deel aan werkoverleg.
PROFIEL VAN DE FUNCTIE #
Kennis #
- Mbo werk- en denkniveau.
- Kennis van relevante applicaties en automatiseringspakketten.
Specifieke functiekenmerken #
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Nauwkeurigheid en gestructureerd werken.
- Stressbestendigheid.
- Organisatorische vaardigheden.
- Integriteit bij vertrouwelijke informatie.
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
Werken als secretaresse in de kinderopvang #
Als secretaresse B ondersteun je de organisatie bij administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt voor structuur, planning en communicatie binnen de afdeling.
De functie vraagt om nauwkeurigheid, overzicht en goede communicatieve vaardigheden. Het is een veelzijdige rol met veel contactmomenten.
Vacatures secretaresse kinderopvang #
De functie secretaresse B is een ondersteunende rol binnen de organisatie met focus op administratie en organisatie.
Ben je benieuwd welke mogelijkheden er op dit moment zijn?
Bekijk het actuele aanbod aan vacatures voor secretaresse
