De functie telefonist / receptionist is een ondersteunende rol binnen de kinderopvangorganisatie. Op deze pagina lees je de officiële functiebeschrijving uit het functieboek kinderopvang. Daarnaast vind je extra uitleg over de werkzaamheden en de rol binnen de organisatie.
Benieuwd naar actuele vacatures als telefonist of receptionist?
Bekijk het actuele aanbod aan vacatures voor telefonist / receptionist.
Functie telefonist / receptionist #
ALGEMENE KENMERKEN #
De functie telefonist/ receptionist komt voor bij diverse ondernemingen en kenmerkt zich door het ondersteunende karakter: het bieden van algemene ondersteuning aan het kantoor en de medewerkers op het gebied van receptie, telefoon, informatievoorziening en administratieve werkzaamheden.
DOEL VAN DE FUNCTIE #
Het zorgdragen voor de afhandeling van het inkomend telefoonverkeer en het ontvangen van bezoekers.
ORGANISATORISCHE POSITIE #
De telefonist/ receptionist ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd. De telefonist/ receptionist geeft zelf geen leiding aan anderen.
RESULTAATGEBIEDEN #
Informatie verstrekken #
- Neemt eenvoudige boodschappen en/of informatie aan en geeft deze door.
- Verstrekt eenvoudige boodschappen/ informatie, zoals bijvoorbeeld telefoonnummers en adressen, aan externen/ interne medewerkers volgens voorschriften.
- Neemt gebruikelijk deel aan werkoverleg.
Resultaat:
Informatie tijdig verstrekt, zodanig dat zowel interne medewerkers als externen snel en juist geïnformeerd zijn.
Telefoonverkeer afhandelen #
- Neemt inkomende gesprekken aan en beoordeelt aan de hand van de aard van het onderwerp van het gesprek met welke afdeling of persoon het gesprek moet worden doorverbonden.
- Bewaakt het brand- en storingspaneel en handelt volgens voorschrift bij calamiteiten.
- Brengt op aanvraag telefonische verbindingen tot stand.
Resultaat:
Telefoonverkeer afgehandeld, zodanig dat inkomende gesprekken snel en accuraat afgehandeld zijn, verbindingen op correcte wijze tot stand zijn gebracht en bij brand of calamiteiten volgens voorschrift gehandeld wordt.
Bezoekers ontvangen #
- Ontvangt bezoekers en informeert medewerkers over de komst van het bezoek.
- Verwijst bezoekers eventueel door naar de te bezoeken afdeling of persoon.
- Registreert de aanwezigheid van bezoekers.
Resultaat:
Bezoekers ontvangen, zodanig dat zij bij de juiste persoon of afdeling terecht komen en het bezoek correct is vastgelegd in het administratieve systeem.
Werkprocessen faciliteren #
- Houdt reserveringen van de vergaderruimtes bij.
- Verricht kopieerwerkzaamheden, neemt binnenkomende post en faxen, waaronder aangetekende- en exprespost e.d., in ontvangst en registreert en distribueert deze.
Resultaat:
Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat kopieerwerkzaamheden tijdig en correct worden uitgevoerd, post tijdig en correct wordt verwerkt, reserveringen van vergaderruimtes bijgehouden zijn etc.
PROFIEL VAN DE FUNCTIE #
Kennis #
- Vmbo werk- en denkniveau.
- Kennis van de organisatie en van de taakstelling van de afdelingen.
Specifieke functiekenmerken #
- Oplettendheid is nodig voor het werken in een omgeving waarin diverse zaken zich tegelijkertijd kunnen aandienen.
- Klantvriendelijkheid en representativiteit is van belang met het oog op interne en externe contacten.
- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is van belang voor het op eenduidige wijze overbrengen van concrete informatie en voor het opvragen van informatie.
- Integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
Werken als telefonist / receptionist #
Als telefonist of receptionist ben je vaak het eerste aanspreekpunt van een organisatie. Je ontvangt bezoekers, beantwoordt telefoongesprekken en zorgt ervoor dat informatie snel en correct op de juiste plek terechtkomt.
De functie vraagt om klantvriendelijkheid, overzicht en nauwkeurigheid. Binnen de kinderopvang draag je vanuit deze ondersteunende rol bij aan een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.
Vacatures telefonist / receptionist #
De functie telefonist / receptionist is een ondersteunende rol waarbij klantcontact, bereikbaarheid en organisatie samenkomen.
Ben je benieuwd welke mogelijkheden er op dit moment zijn?
Bekijk het actuele aanbod aan vacatures voor telefonist / receptionist
