Werk je in de kinderopvang en wil je weten hoe jouw reiskostenvergoeding wordt berekend? Of twijfel je of je wel het juiste bedrag ontvangt? In dit artikel leggen we duidelijk uit hoe de berekening werkt, wat het fiscale maximum is en hoe dit binnen de CAO Kinderopvang wordt toegepast.
Wil je eerst de basis weten? Bekijk dan ook: reiskostenvergoeding woon-werkverkeer kinderopvang.
Wat is het fiscale maximum voor reiskosten?
De overheid bepaalt hoeveel reiskostenvergoeding een werkgever onbelast mag geven. Dit heet het fiscale maximum.
Op dit moment ligt dit maximum op € 0,23 per kilometer, maar dit kan soms aangepast worden. Vergoedt een werkgever meer dan dit bedrag, dan wordt het meerdere belast als loon.
Belangrijk om te weten:
- dit is een fiscaal maximum, geen verplichting
- werkgevers mogen minder vergoeden
- de CAO Kinderopvang bepaalt wat je daadwerkelijk ontvangt
De kilometervergoeding is een all-in vergoeding. Kosten zoals brandstof, onderhoud en parkeerkosten worden geacht hierin te zijn opgenomen en kunnen niet nog eens apart onbelast worden vergoed.
Wat zegt de CAO Kinderopvang?
De CAO Kinderopvang sluit op dit moment aan bij € 0,23 per kilometer. In de standaardregeling worden alle woon-werkkilometers vergoed op basis van de snelste route volgens een gangbare routeplanner.
In het verleden lag de vergoeding lager dan fiscaal mogelijk was. Daarom is het belangrijk om altijd te kijken naar de actuele CAO en de afspraken binnen jouw organisatie.
Afwijkende regelingen en mobiliteitsbeleid
Organisaties mogen binnen de CAO een eigen mobiliteitsregeling toepassen. Hier zitten duidelijke voorwaarden aan.
- er moet sprake zijn van een groen en duurzaam mobiliteitsbeleid
- de regeling moet passen bij de locatie(s) en het personeelsbestand
- de regeling moet minimaal gelijkwaardig zijn aan de standaardregeling
- de looptijd is maximaal twee jaar en moet daarna opnieuw worden beoordeeld met de medezeggenschap
Hoe wordt de afstand bepaald?
De reiskostenvergoeding wordt gebaseerd op de afstand tussen woonadres en werkadres.
- de afstand wordt berekend via een routeplanner
- er wordt uitgegaan van de meeste gebruikelijke route, dus vaak de snelste route
- de vergoeding geldt voor de heen- en terugreis
Werk je op meerdere locaties, dan kan de berekening afwijken afhankelijk van je contract en planning.
Welke dagen tellen mee?
Voor de berekening wordt gekeken naar het aantal werkdagen.
- alleen werkdagen tellen mee
- vakantie, ziekte en verlof tellen in principe niet mee
- bij parttime werk wordt dit naar rato berekend
Reiskosten achteraf per maand of als vast bedrag
De reiskostenvergoeding kan op twee manieren worden uitbetaald.
1. Achteraf per maand
In veel gevallen ontvang je de vergoeding na afloop van de maand. Je krijgt dan bijvoorbeeld in februari de reiskosten van januari. De vergoeding is gebaseerd op het werkelijke aantal gewerkte dagen.
2. Een vast maandbedrag
Een werkgever kan ook kiezen voor een vaste maandvergoeding op basis van je normale werkpatroon.
Uitleg Belastingdienst: vaste reiskostenvergoeding (128-/214-dagenregeling)
De Belastingdienst staat toe dat werkgevers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven, ook als je niet elke dag precies hetzelfde reist. Hiervoor gelden rekenregels uit het Handboek Loonheffingen.
De belangrijkste uitgangspunten:
- Bij een fulltime dienstverband wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar
- Werk je minder dagen per week, dan wordt dit naar rato berekend
- Je moet de werkplek in principe op minimaal 128 dagen per jaar bezoeken om een vaste vergoeding te mogen toepassen
Op basis hiervan mag een werkgever een vast maandbedrag berekenen. In dit bedrag is al rekening gehouden met bijvoorbeeld vakantie, feestdagen en incidentele afwezigheid.
Hierdoor hoef je niet elke maand exact je reisdagen bij te houden en blijft de vergoeding stabiel.
Let op: wijzig je structureel van werkpatroon (bijvoorbeeld meer of minder werkdagen), dan moet de vaste vergoeding opnieuw worden berekend.
Welke kilometers worden vergoed?
In principe tellen alle kilometers tussen woon en werk mee.
Er is echter een belangrijke uitzondering. Een organisatie mag een afwijkende regeling toepassen, bijvoorbeeld:
- een maximum aantal kilometers
- een minimale afstand voordat je vergoeding krijgt
- een vaste vergoeding per dag
Dit mag alleen als:
- dit is afgestemd met de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT)
- de regeling voldoet aan de voorwaarden uit de CAO
Dat betekent concreet dat:
- de regeling minimaal gelijkwaardig moet zijn aan de standaardregeling
- de medewerker er in principe niet op achteruit mag gaan
- de regeling onderdeel moet zijn van een mobiliteitsbeleid
- de regeling maximaal twee jaar loopt en daarna opnieuw wordt beoordeeld
Voorbeeld berekening reiskosten
Stel:
- afstand enkele reis: 15 km
- werkdagen per week: 4
- vergoeding: € 0,23 per kilometer
Berekening:
- 15 km x 2 = 30 km per dag
- 30 km x € 0,23 = € 6,90 per dag
- € 6,90 x 4 dagen = € 27,60 per week
Bij een vaste vergoeding wordt dit omgerekend naar een gemiddeld maandbedrag.
Samenvatting
De berekening van reiskosten in de kinderopvang is gebaseerd op:
- het fiscale maximum van de overheid
- de CAO Kinderopvang
- het aantal werkdagen
- de afstand tussen woon en werk
Daarnaast geldt dat de vergoeding een all-in karakter heeft en dat organisaties alleen onder voorwaarden mogen afwijken.
Twijfel je of jouw vergoeding klopt? Controleer dan altijd de CAO en de afspraken binnen jouw organisatie.